Für Mitarbeiter
Der Beleg ist schon erledigt.
Direkt nach dem Bezahlen fotografieren. In der eigenen Inbox wiederfinden. Später nur die offenen Punkte der Abrechnung ergänzen – auch am Smartphone.
Beleg fotografieren → persönliche InboxKREDITKARTENABRECHNUNGEN AUTOMATISIEREN
Unterwegs bezahlen. Einfach Belege einreichen.Fertig für die Buchhaltung.
Mitarbeiter fotografieren ihre Belege. smartWorkflow gleicht sie mit der zentral eingehenden Kreditkartenabrechnung ab und baut die vollständige Buchung für Ihr Finanzsystem auf.
Am Smartphone einreichen. Im Finanzsystem buchen.
UNTERWEGS
HOTEL AM PARKMit Firmenkarte bezahlt107,00 €
Beleg in Ihrer Inbox
FÜR DIE BUCHHALTUNG
Schon vorbereitet.
Beleg zugeordnet
Kontierung & Steuer aufgeteilt
Kostenstelle ergänzt
Aufwand100,00 €
Vorsteuer7,00 €
Kartenverrechnung107,00 €
Abrechnung per PDF-MailVon Ihrer zentralen Quelle
Vereinfachte Darstellung · fiktive BeispieldatenUnabhängig vom KartenanbieterIhre Abrechnung als PDFIhr angebundenes Finanzsystem
WENIGER NACHSAMMELN. WENIGER ZUSAMMENBAUEN.
Ein einfacher Ablauf.
Auf beiden Seiten.
Für die Buchhaltung
Die Buchung ist schon vorbereitet.
Kartenumsätze, Einzelbelege, Währungsumrechnung, Steuerbehandlung und Spesen werden zusammengeführt. Sie kontrollieren die vollständige Buchung für Ihr Finanzsystem.
Abstimmen → kontrollieren → buchenVOM BELEG BIS ZUR VOLLSTÄNDIGEN BUCHUNG
Eine Abrechnung.
Sechs Schritte, die ineinandergreifen.
Gehen Sie den Weg einer Beispielabrechnung mit. Ergänzen Sie einen fehlenden Beleg und sehen Sie, wie die Buchung für die Buchhaltung entsteht.
Belege & AbrechnungAbrechnung · •••• 2048
Beleg fotografiert
HOTEL AM PARKÜbernachtung · Berlin
Gesamtbetrag
107,00 €inkl. 7,00 € MwSt.Mit Firmenkarte bezahltIn Ihrer Inbox
Meine persönliche Inbox
Für die nächste Abrechnung vorgemerkt.
Hotel am ParkGerade eingereicht107,00 €
Cloud-ServiceOriginalbeleg in USD120,00 $
Noch keine Kartenabrechnung nötig.Beispielabrechnung255,00 €3 Umsätze
01 / 06
Beleg direkt einreichen
Den Beleg mit dem Smartphone fotografieren oder hochladen. Er wartet in der persönlichen Inbox, auch wenn die Kreditkartenabrechnung noch gar nicht da ist. Mitarbeiter können ihre Belege jederzeit ansehen und aus der Inbox nehmen.
Der Beleg ist da, solange man noch an ihn denkt.DIE AUFWENDIGE ARBEIT STECKT IM DETAIL
Mehr als ein Beleg
neben einem Umsatz.
Eine Kartenabrechnung allein ist noch kein vollständiger Buchungssatz. Erst die zugehörigen Belege, die fachliche Zuordnung und die Steuerbehandlung machen daraus die Buchung, die Ihre Finanzbuchhaltung braucht.
Ihre Abrechnung gemeinsam ansehenFremdwährung und Spesen zusammenführen
Originalbetrag auf dem Beleg und Belastung auf der Abrechnung können voneinander abweichen. smartWorkflow stellt den Zusammenhang her und bucht vorhandene Kartenspesen auf ein eigenes Konto.
Kontierung und Steuerbehandlung vorbereiten
Sachkonto, Kostenstelle, Kategorie und die erforderliche steuerliche Aufteilung fließen in die Buchung ein. Der Mitarbeiter ergänzt seine Angaben im Workflow.
Vollständig kontrollieren und buchen
Die Buchhaltung prüft den automatisch aufgebauten Buchungssatz. Die Belege gehören zum Vorgang und zur Archivierung. Die Buchung geht in das angebundene Finanzsystem.
20Außendienstmitarbeiter.
Ständig unterwegs.
Ständig unterwegs.
AUS DER PRAXIS · PHARMABRANCHE
20 Menschen im Außendienst. Eine Entlastung für die Buchhaltung.
Ein Pharmaunternehmen mit 20 Außendienstmitarbeitern muss die Kreditkartenumsätze der ständig reisenden Mitarbeiter mit ihren Einzelbelegen zusammenführen und für die Buchhaltung aufbereiten.
Mit smartWorkflow reichen die Mitarbeiter ihre Belege unterwegs ein und behalten ihre Kartenumsätze im Blick. Die automatische Abstimmung und Buchungsaufbereitung erleichtern vor allem der Buchhaltung die Arbeit erheblich.
Anonymisiertes Kundenbeispiel aus der Pharmabranche.GUT ZU WISSEN
Ihre Fragen zur Kreditkartenabrechnung.
Funktioniert das mit unserem Kreditkartenanbieter?
smartWorkflow verarbeitet die Kreditkartenabrechnung als Dokument. Die relevanten Umsatzzeilen werden aus dem per E-Mail eingehenden PDF gelesen. Der Ablauf ist dadurch nicht an einen bestimmten Kartenanbieter gebunden. Bei der Einführung prüfen wir Ihre konkreten Abrechnungsformate und richten die Verarbeitung darauf ein.
Können Mitarbeiter Belege schon vor der Abrechnung einreichen?
Ja. Fotografierte oder hochgeladene Belege warten in der persönlichen Inbox des Mitarbeiters. Dort lassen sie sich jederzeit ansehen und bei Bedarf wieder herausnehmen. Sobald die Abrechnung vorliegt, werden die passenden Belege automatisch zugeordnet.
Was geschieht mit Fremdwährungen und Kreditkartenspesen?
Der Originalbetrag des Belegs wird mit dem Umsatz und dem umgerechneten Betrag auf der Kreditkartenabrechnung in Zusammenhang gebracht. Vorhandene Kartenspesen werden auf ein eigenes Konto gebucht. Kontierung und Steuerbehandlung richten sich nach Ihrem eingerichteten Buchhaltungsprozess.
Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?
Nach der automatischen Erstabstimmung sieht der Karteninhaber die fehlenden Belege in seinem Workflow. Er kann sie per Smartphone fotografieren oder hochladen. Sind sie zum definierten Stichtag noch offen, wird er regelmäßig erinnert.
Kann eine Kartenzahlung einer vorhandenen Eingangsrechnung zugeordnet werden?
Ja. Eine Kartentransaktion kann mit einer vorhandenen Eingangsrechnung verknüpft werden. Der Zahlungsbetrag muss übereinstimmen. Die Rechnung kann dabei bereits auf mehrere Buchungspositionen aufgeteilt sein.
Wer kontrolliert die fertige Abrechnung?
Der Mitarbeiter ergänzt die erforderlichen Angaben und Belege. Eine finale Freigabe der gesamten Abrechnung kann Teil Ihres Workflows sein. Am Ende kontrolliert die Buchhaltung den automatisch erzeugten Buchungssatz für die Buchung im Finanzsystem.
IHRE KARTEN. IHRE BELEGE. IHRE BUCHHALTUNG.
Sehen wir uns Ihre
Kreditkartenabrechnung an.
Gemeinsam gehen wir Ihre Abrechnungsformate, Belege, Zuständigkeiten und Buchungsregeln durch. Daraus entsteht Ihr Ablauf bis ins Finanzsystem.
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